Publisert: 15. juni 2016 Skrevet av: Advokat Ulrikke Holmøy

Lagring av informasjon om ansatte

Hva lagrer du som arbeidsgiver av informasjon om dine ansatte? Personopplysningsloven stiller strenge krav til innhenting og oppbevaring av personopplysninger. Føyen Torkildsen gir en kort oversikt over de viktigste reglene.

Lagring av opplysninger om ansatte

Hva arbeidsgiver lagrer av opplysninger om arbeidstaker i personalmappen, eller i HR-systemet for øvrig, er nøye regulert. Informasjon om navn, personnummer, bankkonto, adresse, jobbsøknad o.l. byr sjeldent på problemer. Arbeidsgiver trenger informasjonen for å kunne oppfylle sine plikter overfor den ansatte.

Hovedregelen er at arbeidsgiver kun kan lagre opplysninger om den ansatte som har et legitimt og saklig formål begrunnet i virksomhetens forhold. Når opplysningene har tjent sitt formål og det ikke er behov for dem lenger, skal de slettes. Trenger dine ansatte eksempelvis en erklæring fra lege for utførelse av et spesifikt oppdrag, kan erklæring innhentes og lagres inntil saken er avgjort. Når saken er avgjort, og informasjonen har mistet sin relevans, skal den slettes. 

Arbeidsgiver utsteder i enkelte tilfeller en skriftlig advarsel til den ansatte. Arbeidsgiver bør gjøre en konkret vurdering av hvor lenge det er behov for å lagre advarselen, og arbeidstaker bør få opplyst et slettetidspunkt. Nye advarsler i lagringsperioden kan bidra til at slettetidspunktet utsettes.

Det skal utarbeides skriftlige rutiner for bedriftens behandling av personopplysninger, den ansatte skal gis informasjon når opplysninger lagres i personalmappen og har på et hvert tidspunkt rett til innsyn. Arbeidstakeren kan kreve uriktige, ufullstendige eller unødvendige opplysninger rettet, sperret eller slettet – avhengig av omstendighetene.

google maps
Dette nettstedet bruker informasjonskapsler (cookies) slik at vi kan yte deg bedre service. Informasjonskapslene blir hovedsakelig benyttet for trafikkmåling og optimalisering av tjenesten. Du kan også lese mer om vår bruk av informasjonskapsler.